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Teoria das filas: entenda como funciona no cotidiano

A Teoria das filas é uma área da matemática que estuda a probabilidade da formação de filas por meio de pesquisas exatas. Esta teoria também analisa congestionamentos decorrentes da interrupção do fluxo normal e possíveis esperas.

Esse ramo da probabilidade possui um conjunto de modelos que trabalha com problemas de atrasos, investigando, por exemplo, quais as razões que fizeram pacientes aguardarem por atendimentos em uma unidade de saúde.

As filas, como sabemos, estão muito presentes no nosso dia a dia, seja em lojas, no banco, trânsito ou qualquer local no qual necessitamos esperar por um serviço. Diante de tanto stress na hora da espera, o objetivo desse post é te mostrar porque a teoria é tão importante para a Jornada do Paciente e como aplicá-la na prática. Confira!

Classificações de conceitos

Não é novidade para ninguém que as filas são resultado da falta de programação, afinal, se fosse possível organizar o fluxo de chegadas e os serviços, seria possível evitar completamente a espera dos usuários. Infelizmente, na maioria dos casos, parece impossível programar… assim, as filas, embora não desejadas, acabam se tornando inevitáveis.

O processo de fila é composto por três elementos:

  • regime de chegada;
  • regime de serviço;
  • disciplina da fila.

O regime de chegada inclui os seguintes elementos:

  • especificação da população de pacientes; finita ou infinita;
  • distribuição da probabilidade do intervalo de tempo entre chegadas.

No regime de serviço existem três aspectos a ser considerados:

  • a disponibilidade do serviço: alguns sistemas só atendem durante um certo intervalo de tempo, enquanto outros estão sempre disponíveis;
  • a capacidade do sistema, isto é, o número de clientes atendidos simultaneamente;
  • a duração do tempo de serviço de cada cliente, que pode ser constante ou aleatória, com distribuição de probabilidade estacionária ou não, dependendo, inclusive, do tamanho da fila.

A disciplina da fila são várias normas que definem a ordem em que os pacientes serão atendidos. Existem diversas possibilidades: atendimento pela ordem de chegada, atendimento aleatório, prioridade para certas categorias de clientes, etc. Isto é  determinado pela própria gestão do hospital.

Modelos de chegada

Se forem conhecidos o número de chegadas e os instantes de tempo em que elas acontecem, esse processo é denominado determinístico; caso contrário, tem-se um comportamento aleatório, constituindo um processo estocástico caracterizado por uma distribuição de probabilidade.

Para essa distribuição, é necessária a especificação de um parâmetro denominado taxa de chegadas, que representa o número médio de usuários que chegam ao sistema por unidade de tempo.

Modelos de atendimento

O atendimento deve ser especializado pelo comportamento do fluxo de usuários atendidos e a sua caracterização é análoga à do processo de chegadas.

Usualmente, nos modelos de atendimento, usa-se o parâmetro e, assim como nos modelos de chegadas, existem duas nomenclaturas comumente utilizadas: número de atendimentos na unidade de tempo e tempo decorrido entre dois atendimentos consecutivos.

Cada uma dessas grandezas apresenta uma distribuição de probabilidade, como é ilustrado na tabela abaixo:

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Não sabe o que é Poisson? Entenda.

Modelos de atendimento podem apresentar diversas configurações: canal único, canal múltiplo, atendimento único, atendimento múltiplo. O canal único se configura por ter apenas uma instalação de atendimento, podendo ter um ou mais postos de atendimento, porém em série. O canal múltiplo apresenta mais de um canal de atendimento em paralelo, atuando de forma independente.

O atendimento múltiplo é realizado por mais de uma instalação de atendimento em série, dependente uma da outra. Já o atendimento único consiste na realização do atendimento feita integralmente em um posto, independente de qualquer outro posto.

Modelo básico da Teoria das filas

A maior parte dos modelos de filas de espera baseia-se no processo de nascimento e morte (markoviano).

No contexto das filas de espera, um nascimento corresponde à chegada de um novo paciente e uma morte corresponde à partida de um usuário. Alguns exemplos:

  • Modelo M/M/1//FIFO : Existe um único posto de atendimento, não existe limitação de capacidade no espaço reservado para a fila de espera, sendo que a ordem de acesso de usuários ao serviço segue a ordem de chegada dos mesmos ao sistema (FIFO).
  • Modelo M/M/1/K/FIFO : Apresenta um único posto de atendimento, porém existe uma limitação de capacidade no espaço reservado para a fila de espera, sendo que a ordem de acesso de usuários ao serviço segue a ordem de chegada dos mesmos ao sistema (FIFO).
  • Modelo M/M/C//FIFO: Existem “N” postos de atendimento, não existe limitação de capacidade no espaço reservado para a fila de espera, sendo que a ordem de acesso de usuários ao serviço segue a ordem de chegada dos mesmos ao sistema (FIFO).
  • Modelo M/M/C/K/FIFO: Existem diversos pontos de atendimento, contudo há uma limitação de capacidade no espaço reservado para a fila de espera, sendo que a ordem de acesso de usuários ao serviço segue a ordem de chegada dos mesmos ao sistema (FIFO).

Importância da Teoria das filas na saúde

Diante da constante insatisfação dos pacientes em relação às filas em atendimentos, as instituições de saúde precisam buscar alternativas para que as filas diminuam. Sabemos que é pouco provável que uma unidade consiga acabar com todas as filas, mas existem estratégias de diminuir essa realidade. O primeiro passo para isso, como sugestão, é justamente estudar e compreender a Teoria das Filas.

MetricasGestao

Prontuário do paciente: o que você precisa saber sobre

O prontuário do paciente é um importante instrumento no cotidiano dos profissionais da saúde. Além de ser obrigatório para todos os usuários, é indispensável para uma assistência de qualidade e para a segurança dos pacientes.

Por isso, o objetivo deste post é apresentar a legislação e a ética que existem no preenchimento da ficha do usuário, visando sempre garantir a segurança de todos.

A princípio, vamos falar sobre a história dos registros de saúde do paciente, para em seguida avançarmos para as questões legais e éticas que os envolvem.

Como surgiram os primeiros registros?

É possível encontrar documentos sobre doenças de pacientes desde 4.000 a.C. Já foram descobertos até mesmo diagnósticos do Egito Antigo e anotações de Hipócrates, com embasamento científico, de sinais e sintomas diversos.

Ao longo da história, ainda que lentamente, estruturar o prontuário dos usuários tornou-se uma prática cada vez mais habitual.

No Brasil,  a primeira instituição a integrar o serviço de arquivo médico foi o Hospital da Universidade de São Paulo, em 1943. Logo após a Santa Casa de Santos, e depois o Hospital dos Servidores do Estado do Rio de Janeiro.

Em 1952 a Lei Alípio Correa Netto entrou em vigor, passando a exigir que principalmente os hospitais públicos arquivassem os registros. Evidentemente de forma adequada, para receberem a contribuição do governo.

Anteriormente os familiares e os pacientes não tinham uma preocupação grande com os registros clínicos. Entretanto, a medicina moderna exige prontuários satisfatórios e acessíveis. Além do mais, para uma unidade de saúde ser certificada pelo Programa Brasileiro de Acreditação Hospitalar, a instituição deve possuir um sistema de prontuário.

O que deve constar no prontuário do paciente?

O prontuário do usuário para ser organizado e compreensível a todos, necessita conter:

  • protocolo de identificação do paciente: é comum as entidades de saúde, utilizar dois itens principais para compor o reconhecimento, como: o nome completo e a data de nascimento;
  • anamnese: é uma lista de perguntas respondidas com dados obtidos do paciente (físico ou histórico), realizados no momento da admissão. Neste questionário normalmente consta possíveis alergias, tratamentos com medicamentos, entre outros;
  • plano terapêutico: são diversas alternativas terapêuticas estabelecidas por um especialista, a partir da avaliação de cada caso. O enfoque precisa ser  multiprofissional e interdisciplinar;
  • laudos de exames: é necessário conter análises complementares (urina, sangue, etc.), imagens ultrassonografia, RX, ressonância, entre outras;
  • prescrição médica: registro de todas as medidas indicadas ao paciente, como cuidados gerais, precaução para reabilitação e o uso de medicamentos;
  • evolução médica e da enfermagem: incluir dados dos sinais vitais, sintomas, alteração físico patológica, diagnóstico e necessidades especiais;
  • termos de consentimentos: estes termos são referentes a acordos assinados pelo usuário ou responsável para qualquer procedimento invasivo como: anestesia, cirurgia, etc;
  • motivos de transferência, alta ou óbito: declarações da causa da transferência, registros das condições de alta e plano do óbito;
  • documentos diversos: descrição cirúrgica, laudos de consultoria, atestados de quimioterapia, radioterapia, hemodiálise, entre outros.

Os documentos podem ser reproduzidos?

Cópias do prontuário só podem ser fornecidas mediante uma autorização do paciente. Por mais que haja uma solicitação judicial, cabe à comissão de prontuários decidir se deve ou não ser acatada.

A Resolução 1.605/2000 do CFM (Conselho Federal de Medicina) afirma que:

  • Art. 1º: O médico não pode, sem o consentimento do paciente, revelar o conteúdo do prontuário ou ficha médica;
  • Art. 2º: Nos casos do art. 269 do Código Penal, onde a comunicação de doença é compulsória, o dever do médico restringe-se exclusivamente a comunicar tal fato à autoridade competente, sendo proibida a remessa do prontuário médico do paciente;
  • Art. 3º: Na investigação da hipótese de cometimento de crime, o médico está impedido de revelar algo que possa expor o paciente a processo criminal;
  • Art. 4º: Se na instrução de processo criminal for requisitada, por autoridade judiciária competente, a apresentação do conteúdo do prontuário ou da ficha médica, o médico disponibilizará os documentos ao perito nomeado pelo juiz, para que neles seja realizada perícia restrita aos fatos em questionamento;
  • Art. 5º: Se houver autorização expressa do paciente, tanto na solicitação como em documento diverso, o médico poderá encaminhar a ficha ou prontuário médico diretamente à autoridade requisitante;
  • Art. 6º: O médico deverá fornecer cópia da ficha ou do prontuário desde que solicitado pelo paciente ou requisitado pelos Conselhos Federal ou Regional de Medicina;
  • Art. 7º: Para sua defesa judicial, o médico poderá apresentar a ficha ou o registro hospitalar à autoridade competente, solicitando que a matéria seja mantida em segredo de justiça;
  • Art. 8º: Nos casos não previstos nesta resolução e sempre que houver conflito no tocante à remessa ou não dos documentos à autoridade requisitante, o médico deverá consultar o Conselho de Medicina, onde mantém sua inscrição, quanto ao procedimento a ser adotado.

Como funciona o prontuário eletrônico?

O Conselho Federal de Medicina (CFM), em 2002, definiu a necessidade de uma elaboração do prontuário de maneira digital.

A  CFM 1.639/2002(3), decidiu que:

  • Art. 1°: Aprovar as “Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico”, anexas à esta resolução, possibilitando a elaboração e o arquivamento do prontuário em meio eletrônico;
  • Art. 2°: Estabelecer a guarda permanente para os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético e microfilmados;
  • Art. 5°: Autorizar, no caso de emprego da microfilmagem, a eliminação do suporte de papel dos prontuários microfilmados, de acordo com os procedimentos previstos na legislação arquivística em vigor (Lei nº 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96), após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo;
  • Art. 6°: Autorizar, no caso de digitalização dos prontuários, a eliminação do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça à norma específica de digitalização contida no anexo desta resolução e após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo;
  • Art. 7°: O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), mediante convênio específico, expedirão, quando solicitados, a certificação dos sistemas para guarda e manuseio de prontuários eletrônicos que estejam de acordo com as normas técnicas especificadas no anexo a esta resolução.

Existem diversos benefícios agregados ao prontuário eletrônico e, vamos falar de alguns a seguir.

Espaço físico

Os registros por lei devem ser guardados pela instituição por, no mínimo, 20 anos. No decorrer de duas décadas, esses documentos ocuparão um espaço físico significativo. Espaço este, que poderia ser utilizado para armazenar outros recursos.

Sigilo

O sigilo médico como já se sabe é um dever ético e moral. Sua quebra é prevista legalmente somente quando é de interesse maior da sociedade ou para proteger a saúde do paciente.

O prontuário eletrônico por sua vez, auxilia diretamente em  manter segura as informações do usuário. Além de não revelar os dados dos pacientes a terceiros, o registro digital permanece devidamente armazenado e minimiza possíveis erros.

A confidência hospitalar é garantida por legislação:

  • Art. 154: criminaliza a ação de “Revelar alguém, sem justa causa, segredo, de que tem ciência em razão de função, ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem”– pena de 3 meses a 1 ano;
  • Art. 207: “São proibidas de depor as pessoas que, em razão de função, ministério, ofício ou profissão, devam guardar segredo, salvo se, desobrigadas pela parte interessada, quiserem dar o seu testemunho”;
  • Art. 406, inciso II: “a testemunha não é obrigada a depor de fatos a cujo respeito, por estado ou profissão, deva guardar sigilo”;
  • Art. 102: Revelar o fato de que tenha conhecimento em virtude do exercício de sua profissão, salvo por justa causa, dever legal ou autorização expressa do paciente.

Parágrafo único – Permanece essa proibição:

– Mesmo que o fato seja de conhecimento público ou que o paciente tenha falecido.

– Quando do depoimento como testemunha. Nessa hipótese, o médico comparecerá perante a autoridade e declarará seu impedimento;

  • Art. 103: Revelar segredo profissional referente a paciente menor de idade, inclusive a seus pais ou responsáveis legais, desde que o menor tenha capacidade de avaliar seu problema e conduzir-se por seus próprios meios para solucioná-lo, salvo quando a não revelação possa acarretar danos ao paciente;
  • Art. 104: Fazer referência a casos clínicos identificáveis, exibir pacientes ou suas fotografias em anúncios profissionais ou na divulgação de assuntos médicos em programas de rádio, televisão ou cinema, e em artigos, entrevistas ou reportagens em jornais, revistas ou outras publicações legais;
  • Art. 105 : Revelar informações confidenciais obtidas quando do exame médico de trabalhadores inclusive por exigência dos dirigentes de empresas ou instituições, salvo se o silêncio puser em risco a saúde dos empregados ou da comunidade;
  • Art. 106 : Prestar a empresas seguradoras qualquer informação sobre as circunstâncias da morte de paciente seu, além daquelas contidas no próprio atestado de óbito, salvo por expressa autorização do responsável legal ou sucessor;
  • Art. 107: Deixar de orientar seus auxiliares e de zelar para que respeitem o segredo profissional a que estão obrigados por lei;
  • Art. 108: Facilitar manuseio e conhecimento dos prontuários, papeletas e demais folhas de observações médicas sujeitas ao segredo profissional, por pessoas não obrigadas ao mesmo compromisso;
  • Art. 109: Deixar de guardar o segredo profissional na cobrança de honorários por meio judicial ou extrajudicial.

Diminuição de erros

Ao transcrever algo, de maneira rápida e à mão, facilmente um profissional de saúde pode cometer erros ortográficos ou a letra não ser legível.  Esse é um risco que entidades que ainda utilizam o prontuário de papel correm diariamente.

Ao possuir um prontuário eletrônico, as informações tornam-se muito mais claras facilitando consideravelmente para o paciente entender a receita médica, por exemplo.

Quais as dúvidas mais frequentes sobre o prontuário do paciente?

Existem algumas questões comuns entre as entidades que ainda utilizam o prontuário de papel, como:

Alguém pode ser penalizado por falhas no preenchimento do prontuário?

Sim, após serem determinadas as regras e normas oficiais, elas precisam ser

seguidas como qualquer outra lei. O não cumprimento destes regulamentos, pode resultar em uma infração e penalidades de acordo a legislação, incluindo processos éticos.

O prontuário é do paciente ou do hospital?

De acordo com a lei, as informações pertencem ao usuário. E a entidade é a encarregada legalmente por guarda e conservar os dados.

Por que essas informações ficam no hospital?

Por lei, os hospitais são os responsáveis de preservar tudo que diz respeito à doenças, tratamentos e exames. O objetivo é garantir que essas informações estejam disponíveis sempre que forem requisitadas.

Além do mais, o prontuário contém informações científicas e jurídicas. Ou seja, o recomendável, é que permaneça na instituição. Pois poucos pacientes conseguem organizar e manter uma pasta completa sobre o seu caso.

Como o paciente acessa o conteúdo das suas informações se ficam no hospital?

A entidade tem o dever de fornecer ao usuário ou a seu representante os dados do seu prontuário. É garantido pela constituição que qualquer cidadão tem o direito ao acesso de todo e qualquer dado a seu respeito.

Quem define o conteúdo do prontuário?

A Comissão de Revisão do Prontuário (CRP) é quem oficialmente é encarregada de  definir o conteúdo e as informações necessárias segundo as Boas Práticas Clínicas.

Como a CRP determina o que é necessário anotar no prontuário?

Através de dois mecanismos:

a) análise do processo;

b) obrigação de atender as normas e solicitações dos usuários ou da diretoria.

Qual o papel da CEM (Comissão de Ética Médica) e qual sua relação com o Prontuário?

A CEM é uma extensão do CRM (Conselho Regional de Medicina), responsável pelo trabalho preventivo junto aos médicos dos grandes hospitais. Encarregado também pelas sindicâncias frente a indícios de infração dos prontuários.

Além do prontuário físico e do eletrônico, existe algum outro tipo?

Não, contudo existem diversas maneiras de organizar os documentos

dentro no prontuário: não estruturado (livre) ou estruturado.

O não estruturado é semelhante aos processos judiciais, onde os documentos mais recentes são arquivados por cima dos mais antigos. Ao longo do processo, numa linha de tempo em que ninguém escreve nada, apenas se arquiva cada documento.

Este modelo de registro precisa de uma numeração sequencial de todas as folhas dos documentos, carimbo com data e assinatura para assegurar a autenticidade.

A quem cabe a responsabilidade pelo preenchimento correto do prontuário?

Esta função normalmente é dada ao profissional assistente e aos demais colaboradores que auxiliam no atendimento. Alguns atestados ou observações são de caráter exclusivo, como o diagnóstico de doenças, que precisa ser feito por um médico.

Qual a importância de um bom prontuário do paciente?

O prontuário é uma documentação de grande valor para todos, tanto para os pacientes quanto para a instituição. Abaixo veja as vantagens específicas para ambos:

  • paciente: os dados proporcionam um atendimento, diagnóstico e tratamento mais rápidos, eficientes e econômicos. E, facilidade para transferências de setores de outras especialidades. Os registros dispensam os interrogatórios e exames complementares, reduzindo assim o custo da assistência e o tempo. Para o usuário é também, uma forte ferramenta de defesa, em caso de possíveis reivindicações de direitos perante o hospital.
  • hospital: a existência de bons prontuários, permite maior rotatividade de pacientes, baixando a média de permanência. Reduz o uso indevido dos equipamentos e serviços, evitando a repetição desnecessária de exames.
  • equipe de saúde: todos os profissionais que mantêm contato com o paciente, precisam trabalhar em conjunto. O ideal, seria que a equipe tomasse as decisões importantes em grupo. Entretanto isso não é possível, neste caso o prontuário torna-se primordial, pois por meio dele facilita a comunicação entre os especialistas.

Porquê a tecnologia é fundamental para o prontuário?

A tecnologia tem o papel de facilitar o cotidiano dos seres humanos e o prontuário eletrônico é uma prova disso. Ele é uma excelente opção para a entidade que busca aprimorar seus processos, evoluir e fidelizar seus pacientes.

Contudo, lembre-se o primeiro passo, é implantar o Enterprise Resource Planning (ERP) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, para implantar o prontuário eletrônico.

Estude sobre os processos internos das instituições brasileiras e veja como o prontuário do paciente faz toda a diferença na qualidade do atendimento dos usuários.

Mapa de Risco hospitalar: entenda como fazer

O Mapa de Risco hospitalar é uma representação gráfica utilizada para que todos dentro da entidade tenham uma percepção maior da estrutura do local. As instituições de saúde, como já se sabe, possuem diversos fatores de ameaça, principalmente pelo seu segmento.

Dessa forma, o Mapa de Risco torna-se primordial neste ambiente. A visualização que o mecanismo proporciona ajuda significativamente na implantação de precauções em locais considerados perigosos. Por isso, esse recurso é considerado um dos meios mais eficientes para garantir a segurança do paciente.

Em cada espaço na planta há um círculo que indica as prováveis ameaças daquele meio. Os riscos ocupacionais, segundo a Portaria Federal 25/1994, são divididos nos tipos químicos, físicos, biológicos, ergonômicos e de acidentes, podendo ser grau pequeno, médio ou grande.

Como as ameaças listadas acima são inevitáveis, o objetivo deste post é mostrar como o Mapa de Risco hospitalar pode atenuá-las. E, além disso, expor como essa delineação demonstra organização, planejamento e cuidados com usuários e funcionários.

Como fazer o Mapa de Risco hospitalar?

A elaboração do Mapa de Risco hospitalar pode ser feita pela Comissão Interna de Prevenção de Acidente (CIPA), com colaboração da Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho (SOST). Outra opção é contratar pessoas capacitadas para essa tarefa, que possuam formação em proteção do ofício.

Montar um catálogo contendo todos os ambientes do hospital aparentemente é muito trabalhoso, porém esse projeto diminui consideravelmente acidentes. De acordo com a Organização Mundial do Trabalho, no país, acontecem em média 700 mil casos dessa espécie. E, conforme o Ministério da Previdência, o Brasil gasta, anualmente, cerca de 70 bilhões de reais com eventualidades trabalhistas.

Qual a finalidade do mapa?

A função principal do Mapa de Risco hospitalar é identificar e evidenciar aos colaboradores quais as possíveis ameaças no local de trabalho. E, outro importante benefício é o aumento da cautela por toda a equipe ao transitar pela instituição.

A entidade, por sua vez, passa a proporcionar equipamentos de segurança adequados aos espaços determinados. Contudo, para que essa ferramenta cumpra seu papel, é imprescindível executar um excelente planejamento e, para isso, estudar.

O gestor deve se fazer perguntas como: “quais os riscos preciso eliminar com urgência?” e “quais os acidentes ocorrem na instituição com frequência?”. Após responder essas perguntas e entender a realidade de sua instituição será mais fácil executar um bom trabalho.

Quais perigos o mapa deve conter?

As principais ameaças são classificadas por cores para facilitar o entendimento, abaixo cada um dos grupos:

  • Grupo 01: delimitado pela cor verde. Contém riscos físicos no ambiente hospitalar, como forte calor ou frio, umidade em excesso e ruído;
  • Grupo 02: definido como vermelho. Marca os riscos químicos, como exposição a odores desagradáveis ou tóxicos, fumaça e gases;
  • Grupo 03: representado pela cor marrom. Apresenta riscos biológicos, como a presença de insetos ou outros animais nocivos;
  • Grupo 04: determinado pela cor amarela. Possui ameaças ergonômicas, como necessidade de levantamento de peso e lesão por esforço repetitivo;
  • Grupo 05: demarcado pela cor azul. Corresponde à má preparação do ambiente de trabalho, como iluminação inadequada e não utilização de equipamentos de segurança.

Como funciona o grau de risco?

No desenho do Mapa de Risco hospitalar, é necessário a utilização de círculos grandes, médios e pequenos. O tamanho de cada um, determina a dimensão do risco, pode ser leve, moderado ou elevado.

Essa legenda torna a visualização do mapa mais clara, principalmente porque é preciso que seja de fácil entendimento para todos. Essa planta, deve ser refeita caso haja alguma alteração no ambiente como, novas máquinas, saídas, entradas.

Vale lembrar, que de acordo com a Norma Regulamentadora 1, descumprir o protocolo pode gerar multas para a instituição.

Como o mapa pode beneficiar a organização?

Para uma instituição de saúde investir em mecanismos como o Mapa de Risco é imprescindível. Afinal, o profissional de saúde precisa sentir-se seguro e ter sua saúde preservada, para assim conseguir prestar um boa assistência aos usuários.

O bem estar dos pacientes deve vir em primeiro lugar. Visto que, a confiança dos enfermos não é fácil de conquistar, por esse motivo, após criá-la é necessário mantê-la. E, é bom ressaltar, que são os pequenos detalhes na gestão de riscos que fazem com que alguém escolha uma organização e não outra.

Um bom método para fazer um ótimo Mapa de Risco hospitalar é perceber como funciona a logística interna das instituições brasileiras.

CBIS 2018 propôs reflexão sobre saúde digital

Congresso ofereceu quatro dias de imersão em palestras e painéis com conteúdos relevantes para o setor da saúde

Com o tema “Saúde digital para a cidadania”, o Congresso Brasileiro de Informática em Saúde (CBIS) aconteceu entre os dias 1º e 04 de outubro, no Centro de Eventos do Ceará, em Fortaleza. Esta foi a décima sexta edição do evento, que é organizado pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), que conta com o apoio da Universidade Federal de Fortaleza.

Sendo o congresso mais tradicional na área de Informática em Saúde da América Latina, o CBIS é realizado a cada dois anos desde sua primeira edição em 1986. Neste ano, debateu o potencial transformador que as inovações agregam aos profissionais, provedores, fontes pagadoras e pacientes.

A programação englobou temas como prontuário eletrônico, gestão estratégica, soluções para o setor público e privado, capacitação profissional, padrões de interoperabilidade e aplicações móveis. O que proporcionou uma reflexão sobre assuntos que estão em pauta e demandam a atenção de quem atua no segmento.

Guilherme Gonzaga, diretor de operações da CM Tecnologia, esteve presente no CBIS e relata que “é um evento de grande relevância quando se pensa em Tecnologia da Informação para saúde. Foram quatro dias de imersão em palestras e painéis com conteúdos relevantes para o setor”. Como espectador, Gonzaga acredita que a experiência “foi uma captação de conhecimento e networking muito interessante”.

SOBRE A SBIS A Sociedade busca promover o desenvolvimento de todos os aspectos da Tecnologia da Informação aplicada à Saúde. Sua atuação é marcada pela realização de eventos nacionais e internacionais, bem como pela colaboração com órgãos públicos – como a OPAS, a Finep e o Ministério da Saúde – e entidades de classe – como o Conselho Federal de Medicina, a Abramge, a Fenaess e o Sindhosp. Além disso, representa o Brasil na Federação Internacional de Informática em Saúde.

5 dicas sobre marketing médico para para instituições de saúde

Saiba como utilizar o marketing médico em sua clínica ou consultório com as 5 dicas que preparamos!

As estratégias de marketing são utilizadas a fim de satisfazer as necessidades de um público-alvo. Na área da saúde muitos profissionais ainda têm receio de usar  o marketing médico no dia a dia da clínica. Você é um deles?

Devido ao temor diante das limitações que o Conselho Federal de Medicina (CFM) determina, muitas instituições ainda não utilizam esse recurso. Isso é um erro, pois com as medidas corretas torna-se perfeitamente possível colocar em prática os métodos, atraindo mais pacientes para a unidade. Para que isso seja possível, é necessário realizar um planejamento adequado quanto aos investimentos na área.

É importante ressaltar que esse tipo de marketing não tem como único objetivo captar mais pessoas para sua agenda. Ele também preza por levar informações adequadas a um público específico.

Continue lendo o post para conferir dicas práticas de como aplicar  o marketing médico!

1. Defina objetivos e estratégias

Uma pesquisa realizada na Universidade Federal de São Paulo revelou que 90% dos entrevistados buscam, na internet, informações sobre a própria saúde. Visto que esse número representa a maioria, é de suma importância o uso de um marketing de conteúdo bem planejado.

Para isso, seria ideal que o médico tivesse, entre outras coisas, noções de marketing. Entretanto, é indiscutível que tanto a formação como a profissão médica exigem dedicação total por parte do profissional.

Portanto, uma forma de solucionar esse problema é buscar ajuda com especialistas de marketing já familiarizados com a área da saúde. Eles auxiliarão na escolha das melhores estratégias e elaboração de um plano para atingir os objetivos traçados.

2. Utilize as redes sociais para o marketing médico

Como mencionamos, a internet é a principal fonte de consulta sobre informações da própria saúde, superando até mesmo os profissionais da área.

Assim sendo, as redes sociais são ferramentas importantes para o marketing médico. Entretanto, é importante ser cauteloso ao optar por esses recursos, de modo que não desrespeite as normas estabelecidas pelo CFM.

Mas afinal, como é possível utilizar as redes sociais mesmo com limitações?

  • Facebook é ideal a criação de uma fanpage para compartilhar conteúdos relevantes ao público-alvo;
  • Twitter permite que sejam veiculadas mensagens curtas, podem ser notícias ao vivo ou até mesmo um link que redirecione para postagens externas;
  • Instagram por meio de fotos e vídeos de alta qualidade é possível publicar informações e curiosidades sobre determinada doença.

3. Estabeleça uma estratégia de Inbound Marketing

A base do inbound marketing é a elaboração e divulgação de conteúdo de qualidade para o seu público.

Essa estratégia tem foco distinto do marketing tradicional, pois objetiva atrair voluntariamente os pacientes para a sua instituição.

A principal vantagem é a possibilidade do profissional ou instituição de saúde se tornar referência. Em relação ao paciente, existe uma maior probabilidade de encontrar informações confiáveis sobre as instituições.

Quer saber como aplicar essa estratégia? Baixe um e-book gratuito com tudo o que você precisa saber sobre Inbound Marketing.

4. Tenha responsabilidade ao veicular informações

Já vimos que é possível utilizar a internet como aliada no marketing médico. Agora, vamos ressaltar algumas práticas que devem ser evitadas nesse canal de comunicação.

Um hábito muito comum é o uso da imagem de celebridades. Reforçamos que isso é proibido! Além disso, não é permitida a postagem de fotos de pacientes, mesmo que autorizadas, para exibir resultados de tratamentos, por exemplo.

A facilidade na comunicação, oferecida pelas redes sociais, não deve substituir o contato pessoal com o paciente. Dessa forma, são censuradas as práticas que envolvam consulta, diagnósticos ou prescrição a distância.

Mesmo que o contato seja pessoal, deve-se ter atenção com o vocabulário utilizado. Lembre-se sempre de não prometer resultados, mas sim garantir seu comprometimento na busca por eles.

5. Esteja at00ento à autopromoção

A forma como o médico se identifica nas divulgações também deve ser motivo de cautela. É estritamente proibido anunciar uma especialidade que não tem. Mesmo que esteja em andamento, só é possível se afirmar especialista quando isso for reconhecido pelo CFM.

Além disso, não é permitida a autopromoção baseada nos equipamentos utilizados na clínica. Mesmo que sejam dotados de tecnologia de ponta, não se deve associar a qualidade do atendimento ao nível tecnológico do local.

Quando bem planejado e prezando pela ética, o marketing proporciona benefícios tanto para o médico quanto para a população. Ele auxilia a atrair mais pacientes para o consultório, fidelizar aqueles que já o frequentam e leva informações para as pessoas.

Agora que você já sabe as principais dicas para marketing médico em clínicas e consultórios, que tal descobrir as métricas essenciais para gestão hospitalar? Boa leitura!

Sobre o autor:

Felipe Lourenço é especialista em Informática e Gestão em Saúde pela Universidade de São Paulo (USP). É co-founder & CEO do iClinic, um software online de gestão que organiza as informações de clínicas e consultórios de maneira simples e intuitiva, tornando os processos mais inteligentes e produtivos.

 

5 dicas práticas para decorar uma clínica

Um visual sóbrio e tradicional, ou algo mais descontraído e moderno? Decorar uma clínica é um momento especial, mas que cores usar? E a iluminação?

Montar uma clínica exige uma série de cuidados, e depois de tanto trabalho e dedicação, descuidar da decoração pode ser um grande erro.

Um ambiente agradável, bonito e aconchegante, onde seus pacientes se sintam acolhidos e confiantes, faz toda diferença na hora do atendimento.

Veja neste conteúdo, 5 visuais incríveis para decorar uma clínica.

5 ambientes de clínicas que acertaram em cheio na decoração

1- A cor do som

Decorar uma clínica fonoaudiológica pode estimular vários sentidos de quem a visita, principalmente a visão.

Quando se trata de uma clínica cujo o foco seja a pediatria, por exemplo, é importante deixar os pacientes (crianças) à vontade. Aposte em uma decoração lúdica, de cores contrastantes pode ser a chave para entretê-las, principalmente se precisarem entrar em uma cabine à prova de som.

decorar clinica

Olegário de Sá & Gilberto Cioni

 

No consultório, deixe os brinquedos à vista e mantenha-os sempre arrumados nas prateleiras. As luminárias de teto com formatos abstratos também são uma ótima sacada para deixar o clima ainda mais agradável.

decorar clinica

Olegário de Sá & Gilberto Cioni

Utilizando essas dicas, a jornada será muito mais agradável para a criança, mesmo que não dure tanto tempo.

2- Aposte em detalhes vermelhos

Aquele ambiente totalmente branco pode ter um efeito negativo, principalmente quando são utilizadas luzes fortes para iluminá-lo. Usar esse tipo de padronização, pode causar certo incômodo ao paciente, uma a sensação de ambiente frio e sem vida

decorar clínica

Marli Scarpari

Ao pensar na decoração de um consultório de ortodontia, tente se diferenciar dos demais. Utilizar painéis e cores mais vibrantes é uma ótima ideia, mas deve-se manter a coerência, é claro!

Repare como as cadeiras vermelhas quebram toda frieza do lugar, e da mais vida ao ambiente.

3- Sinta-se em casa

Por que toda clínica tem que ter “cara de clínica”?

Trazer a tona um ambiente mais aconchegante e tranquilo é uma das tendências em decoração para clínicas.

Então que tal apostar em objetos amadeirados, deixando o ambiente um pouco mais rústico, mas sem perder a sofisticação e a modernidade?

O setor de decoração fornece inúmeras peças, que podem ajudar na ornamentação da sua clínica a custos acessíveis.

decorar clinica

Olegário de Sá & Gilberto Cioni

Outra dica para deixar sua clínica ainda mais acessível e cômoda para o paciente, é investir em ferramentas que agilizem o atendimento.

Usar tecnologia com foco no atendimento de qualidade e a união da sofisticação e tecnologia pode ser o diferencial, que fará com que você seja referência na especialidade que atua.

decorar clinica

Olegário de Sá & Gilberto Cioni

Trazer conforto aos pacientes é um bom começo para promover a fidelização.

4- Do tamanho certo

Para as clínicas pediátricas, é importante ter uma decoração que agrade tanto os pais quanto as crianças, assim como mostramos na foto abaixo:

decorar clínica

DH Arquitetura

O público alvo destas clínicas, as crianças, estão sempre acompanhados dos pais, então é muito importante decorar um ambiente voltado para as duas faixas etárias.

5- Ver para crer

Nada melhor do que uma clínica oftalmológica que saiba, realmente, agradar os olhos de seus pacientes.

A combinação de cores e traços geométrico do painel que divide os ambientes é o tipo de detalhe que dá vida ao ambiente.

decorar clinica

Terezinha C Maia de Carvalho

As vezes é difícil imaginar uma forma de inovar dentro de uma área como a saúde que pede seriedade. Mas você acabou de ver vários ambiente de 5 clínicas diferentes, cada uma com um segmento específico.

E a sua, que visual será o mais adequado para deixar seus pacientes mais a vontade?

 

Texto escrito pela equipe Viva Decora

 

Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco clicando no botão abaixo!

Botão xikizin

A importância do software de gestão

Comprar uma passagem aérea, reservar um quarto no hotel, garantir um ingresso para aquele festival que você tanto esperava… O que essas coisas têm em comum? É simples! Hoje em dia temos a praticidade do software de gestão para realizar essas e outras tarefas sem precisar sair de casa.

Desta forma gastamos menos tempo e, por vezes, economizamos bastante dinheiro.

Existem várias tarefas básicas e corriqueiras que seriam complexas se não fossem facilitadas por meio da Internet e desses softwares.

O software de gestão é um programa desenvolvido para melhorar a administração de uma empresa em um ambiente virtual. Ele possibilita a criação de agendas, planilhas e informações relevantes para os usuários de acesso, com o intuito de organizar e estabelecer o controle da empresa (seja ela de qualquer área de atuação).

Quem não tem acesso a essa tecnologia geralmente costuma sofrer com algumas tarefas simples como, por exemplo, fazer o agendamento de consulta.

Imagine você se, ao planejar uma viagem, não pudesse comprar as passagens, reservar passeios, jantares e hospedagem com ajuda dos softwares de gestão online? Basta pensar em quanto tempo as pessoas gastavam com isso antigamente.

Definitivamente realizar todo esse processo hoje seria bem problemático e demandaria muito tempo e esforço.

Enfim, em um mundo cada vez mais virtual, é indispensável a adaptação das nossas necessidades básicas diárias aos softwares de gestão.  

É possível identificar essa necessidade ainda mais presente no ramo da saúde, com a marcação de consultas, exames e cirurgias.

A necessidade de um software de gestão nos centros cirúrgicos

Um bloco cirúrgico é muito custoso às clínicas e hospitais. As operações realizadas, os materiais utilizados, a mão de obra qualificada, tudo isso faz com que cada minuto seja precioso.

Os desperdícios de tempo com os cancelamentos de cirurgias, a busca de instrumentos médicos necessários, e troca de turnos de funcionários devem ser repensados. De modo que essas e outras coisas não gerem problemas maiores ao hospital.

Para isso, é necessário um software para gerir o agendamento de cirurgias além da instrumentação necessária para determinados procedimentos.

Já falamos aqui no blog sobre workflow. Saiba mais sobre esse termo clicando aqui. No entanto, as consultas médicas mais habituais também tem muita coisa a melhorar. A chamada jornada do paciente apesar de ser um termo pouco conhecido por muitas clínicas e hospitais, já soluciona grandes problemas. 

Outros problemas no atendimento

O paciente encontra diversos problemas desde o primeiro contato com a clínica até o atendimento e a saída do local. Podemos listá-los:

  • Baixa frequência de ligações atendidas;
  • Demora para marcar um procedimento ou consulta;
  • Verificação burocrática da elegibilidade do paciente para uma cirurgia, por exemplo;
  • Atendimento monótono de call center;
  • Longas filas de espera.

A lista de problemas que podem ser resolvidos com uma jornada humanizada continua. São justamente esses problemas que tornam a experiência de atendimento muito desagradável para o paciente.

Na visão dos prestadores de saúde, gestores e profissionais de hospitais, clínicas e laboratórios, muita coisa também pode ser melhorada:

  • Alto número de não comparecimentos no escritório médico;
  • Custo elevado para pagamento de funcionários;
  • Relação pouco engajada entre médico e paciente;
  • Baixa eficiência nos centros cirúrgicos.


falta do Software de gestão

Qual é o software de gestão que eu preciso?

Atualmente, uma das minhas funções é descobrir clínicas e hospitais em todo o Brasil que têm gargalos com o agendamento de consultas, altos custos com empregados e salas cirúrgicas, e queiram alavancar suas receitas oferecendo um tratamento mais rápido e humanizado para seus pacientes.

Posso dizer que o cenário da saúde em geral no Brasil tem muito espaço para melhoria (como foi citado acima).

É nesse cenário que a CM Tecnologia enxergou uma oportunidade para melhorar a jornada do paciente e, do outro lado, otimizar e garantir maiores lucros para os hospitais, laboratórios e clínicas!

CM Tecnologia

A CM desenvolveu um software de gestão indispensável para uma jornada do paciente eficaz e agradável. Independente do tamanho da clínica ou do hospital, todas as necessidades podem ser atendidas. Sejam elas:

Propomos um diferencial para o ramo da saúde, em todos os aspectos por meio um software de gestão que impacta positivamente as nossas vidas. 

O objetivo desse software é diminuir os prejuízos, otimizar o uso das clínicas e salas cirúrgicas e melhorar a pontualidade dos procedimentos. Além de humanizar os atendimentos para a satisfação dos pacientes.

A CM Tecnologia já possui mais de 300 clientes de variados tamanhos (desde pequenas clínicas a hospitais robustos).

Algumas das qualidades dos nossos softwares de gestão são:

Todos esses diferenciais vêm para trazer benefícios para as pessoas que estão dentro e fora da instituição de saúde!

 

 Software de gestão

Conclusão

Todo mundo tem algum exemplo, seja da própria pessoa ou de um conhecido/familiar que teve alguma experiência negativa de atendimento em clínicas e hospitais.

Longos intervalos de espera, atrasos, remarcações e a lenta burocracia dos planos de saúde são muito comuns no Brasil.

Um dia vamos olhar para trás e pensar: “Como as pessoas aguentavam o processo lento e ineficiente dos call centers e dos atendimentos presenciais?”.

A verdade é que aguentamos esse processo por já estarmos acostumados com ele. Além de que ainda não conseguimos visualizar completamente o quão benéfico seria, para todas as partes, a aplicação das soluções propostas pela CM Tecnologia.

 

Gostou do nosso conteúdo ou ficou com alguma dúvida? Clique no link abaixo e conheça a CM Tecnologia.

NPS- Net Promoter Score

ASSINATURA MATEUS - Software de gestão

Como abrir o seu próprio consultório médico

Quer abrir um consultório médico, mas não sabe muito bem por onde começar? Fica tranquilo, neste artigo mostraremos todos os passos e os trâmites legais que envolvem esse processo.

Depois de tantos anos de dedicação e estudos é compreensível a ansiedade das pessoas para ter seu próprio hospital, consultório, clínica ou laboratório.

Para que nada interfira nesse sonho, basta seguir as etapas abaixo: 

Faça um planejamento

Ao abrir qualquer empresa, é preciso executar um planejamento detalhado sobre tudo e pesar se essas coisas são ou não viáveis. Um bom “norte” pode ditar o sucesso do seu consultório e poupar tempo e recursos.

Nessa primeira etapa, portanto, é necessário pensar de forma ampla sobre o que construir, perguntas como:

  • “Quanto tenho para investir?”
  • “Quantas salas de atendimento eu precisarei?”
  • “Como trazer acessibilidade para minha clínica?”
  • “Realizarei os exames ou os encaminharei para um laboratório?”
  • “Atenderei convênios ou somente consultas particulares?”

São altamente necessárias para planejar cada detalhe e decidir os primeiros passos.

Calcule as despesas necessárias

Passada a etapa do planejamento que determinou o que realizar, chegou o momento de decidir o quanto investir nisso. Esse é o cerne de qualquer gestão e vai ditar a longevidade do negócio.

Isto é, nenhum empreendimento se torna sustentável a longo prazo se não houver uma boa gestão financeira.

Algumas ferramentas existem para ajudar nesse processo, de maneira geral, você deve prever custos como:

  • Obras;
  • Funcionários;
  • Arquitetos;
  • Marca;
  • Legalização.

Essas e outras coisas que são necessárias para fazer a clínica funcionar.

Depois, quando a construção estiver concluída, é necessário fazer uma lista das despesas fixas existentes para manter o negócio funcionando, como:

  • Aluguel;
  • Água;
  • Luz;
  • Funcionários, entre outras coisas.

Escolha a melhor localização

consultório médico

Escolher a localização pode não ser tão simples quanto parece! Existem alguns empecilhos legais que influenciam muito nessa escolha.

Para começar a decidir, pense antes no público que você pretende atender, conhecer o poder aquisitivo dos pacientes faz toda a diferença.

“A clínica será popular ou só atenderá consultas particulares?”

 Observe:

  • Se o objetivo é  atender somente convênios, a clínica deve estar localizada em um lugar central, próximo dos principais meios de transporte da cidade.
  • Se os pacientes vierem através de planos de saúde, a clínica deverá estar localizada em algum bairro nobre.

Entretanto, independe do público-alvo, vale lembrar que é indispensável que o consultório cumpra todas as premissas contidas na legislação sanitária, e promova melhor acessibilidade para cadeirantes, idosos, gestantes, etc.

Defina o modelo de tributação

Como sabemos, devemos repassar uma quantia do que ganhamos para o governo através do pagamento de impostos.

Existem diferentes faixas de tributação para cada empresa, de acordo com o porte e com a atividade que ela realiza.

Para escolher corretamente o regime tributário que melhor se adéque à clínica, é aconselhável contratar um escritório de contabilidade. Além desse quesito, ele também poderá ajudar a providenciar o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).

Providencie a documentação necessária

Alguns documentos são imprescindíveis, ainda mais quando falamos do setor da saúde. Para providenciar a documentação necessária para o funcionamento da clínica é aconselhável procurar um órgão oficial, pois cada especialidade pode exigir um documento específico.

Abaixo, detalharemos alguns documentos mais comuns:

  • Alvará da vigilância sanitária:

Essa lei pode ter variações de acordo com a legislação municipal, por isso, busque saber como ela funciona na sua cidade. De maneira geral, para conseguir o alvará é necessário ter o CNPJ e o contrato do empreendimento com registro.

  • Alvará de funcionamento:

O alvará de funcionamento é uma declaração necessária para que o negócio, de fato, comece a funcionar. Com ela, será possível ir a bancos e convênios como pessoa jurídica para conseguir empréstimos em melhores condições.

Os documentos necessários serão:

  1. Registro no CRM;
  2. CNPJ da clínica;
  3. Comprovante de pagamento do IPTU.
  • Atestado do corpo de bombeiros:

Este atestado faz referência às regras de segurança dentro de um determinado estabelecimento. Para consegui-lo, você deve se dirigir ao corpo de bombeiros com o CNPJ e o alvará de funcionamento.

 

Uma dica: providenciar a papelada o mais rápido possível é muito importante, já que não é permitido o funcionamento de um consultório sem esses certificados. Muitos que infringem essa norma, acabam tendo problemas, portanto, fique atento!

Preze pelo ambiente de trabalho

Uma clínica médica é um local procurado por pessoas em situações delicadas. Por isso, o ambiente de trabalho deve ser, mais do que qualquer outro, um local limpo, organizado e arejado.

É muito importante que todos os profissionais consigam transmitir confiança, e detalhes como um ambiente aconchegante, farão com que a consulta seja mais tranquila.

Para ajudar nisso, procure designers de interiores e arquitetos.

Monte uma equipe confiável

Todo empreendimento, por mais que não trabalhe diretamente com pessoas, deve ter como principal foco a satisfação do consumidor final. No caso de um consultório médico, esse ponto é prioridade.

No momento de contratar funcionários e montar uma equipe é preciso buscar um perfil que saiba como lidar com os outros, de forma educada e acolhedora. Não adianta ter ótimos atributos técnicos, mas não conseguir manter um bom relacionamento com os colegas e clientes.

Saber gerir uma equipe é um dos pontos que ditará o rumo do seu negócio.

Invista em marketing

Depois de todos os passos que falamos acima, existe uma última etapa essencial que é a divulgação da sua marca.

Como as pessoas saberão que você existe?

O primeiro passo é trabalhar em uma identidade visual, isto é, a maneira com que sua marca será apresentada ao mercado.

Para isso será necessário a criação da logo, (clique aqui e assista o vídeo para entender mais sobre o que é isso).

Feito isso, partimos para o manual da marca, que nada mais é do que todo o material personalizado de acordo com a identidade visual da instituição, são eles:

  • Receituários;
  • Cartão de visita;
  • Placa da clínica;
  • Canetas;
  • Blocos de anotações;
  • Agenda.

Todos devem conter a identidade visual da instituição, e além dos materiais citados acima, existem vários outros a serem criados de acordo com a necessidade.

O próximo passo é criar uma estratégia de marketing, ela fará com que você alcance o público-alvo de maneira mais assertiva. O ideal é combinar noções de mídia offline com o marketing digital.

Uma das premissas do marketing digital é a presença nas redes sociais como instagram e facebook. Uma boa dica é usar esses canais para transmitir conteúdos relacionados à sua prática e estreitar o relacionamento com os usuários.

Além disso, é preciso investir na fidelização dos pacientes para que aconteça o que chamamos de boca-a-boca, que é quando um cliente indica um serviço para as pessoas que conhece. 

Dica: o Conselho Regional de Medicina possui um documento que explicita o que é ético na divulgação, fique atento às regras!

Gerencie corretamente o seu consultório médico

Com o consultório em funcionamento, tudo o que você precisa se preocupar agora, é em mantê-lo da melhor forma possível. Certifique-se que tudo está funcionando dentro do esperado e fique atento ao ciclo completo do seu empreendimento.

Isso significa continuar entregando aos clientes, todos os serviços com a maior qualidade e reduzir ao máximo o desperdício de recursos!

Existem algumas dicas de gestão que te auxiliarão nesse processo, e você também pode adotar um software de gestão.

Abrir um consultório médico é mais que uma chance de realizar um sonho, é um importante meio de contribuir com a saúde e o bem-estar da população do nosso país, que desde muito tempo sofre com os descasos públicos nesse quesito. 

Certamente, depois de ler esse artigo, você estará mais apto a passar por todas as etapas sem grandes dificuldades e muito em breve poderá colher os frutos desse investimento!

Talvez você possa gostar  de ler também: “Se você fosse abrir uma empresa hoje, qual dica que você daria para si mesmo?”

 

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Texto escrito pela equipe do Saia do Lugar.

 

Workflow: Controlar, gerir e automatizar

Você sabe o que é e como funciona um workflow?

Workflow é a tradução para o termo “fluxo de trabalho”, que é uma sequência de passos necessários para automatizar processos.

Essa sequência é definida por regras estabelecidas em cada instituição, isso permite que o fluxo passe adiante de forma harmônica.

A automatização desse processo faz com que documentos, informações ou tarefas sejam repassados para diversos departamentos e pessoas, de acordo com as regras da etapa estabelecida pela instituição.

Sincronia é a palavra que resume perfeitamente o conceito de workflow.

Com ele, a execução e o gerenciamento das atividades acontecem em um ritmo quase que perfeito.

A rotina do fluxo é um exemplo dessa sincronia! Sempre que aparecer algum fator que coloque o processo em risco, o responsável por aquela tarefa é avisado imediatamente para que ele corrija o erro, não permitindo que isso vá adiante sem correção.

Por se tratar de um processo automatizado e ágil, presume-se que o workflow seja um parceiro inseparável da tecnologia.

As vantagens do workflow

Quanto maior a demanda de determinada instituição, mais rápida deve ser a execução das tarefas, e o workflow proporciona, entre outras coisas, agilidade.

Ao adotar esse método, percebe-se a discrepância entre a velocidade obtida com a automatização do workflow e o processo manual.

A comparação é simples, quanto mais pessoas estiverem envolvidas em um processo mais comprometido será seu fluxo.

Cada indivíduo trabalha em um ritmo diferente e isso pode atrasar as atividades, e interferir diretamente nas próximas etapas do processo.

Outro fator negativo de executar um fluxo manualmente é a comunicação.

Ela é um dos fatores decisivos para o sucesso e está sempre ameaçada por não ser comumente entendida, isso desgasta ainda mais a realização das atividades.

Utilizando o workflow na sua instituição

Nós sempre comentamos aqui, sobre como a tecnologia é aplicável à todo tipo de empresa de diferentes formas.

Na área da saúde, o uso da tecnologia é quase uma obrigação para quem pretende se destacar. Sem contar que é praticamente impossível não utilizar a tecnologia na medicina. Seja em atividades que ajudam na identificação de doenças ou em questões estruturais, ela sempre se faz necessária.

Dentre as aplicabilidades que destacamos acima, quando utilizada no fluxo de informações e atividades de qualquer instituição, a tecnologia:

  • Ajuda na automatização do workflw;
  • Facilita a aplicação do processo;
  • Simplifica a execução das atividades.

Pelo mundo, sistemas e plataformas já fazem a automatização do workflow, mas no Brasil o assunto é ainda novo. Atualmente são poucas as empresas que possuem sistemas que automatizam o WfMS (Workflow Management Systems).

Aplicação do Workflow na área da saúde

Na área da saúde, a plicação do workflow é imprescindível, principalmente para os que desejam:

  • Automatizar parte ou todos os processos;
  • Aumentar a produtividade;
  • Reposicionamento de mercado;
  • Ampliar resultados e engajamento dos profissionais.

Setores que têm processos complexos e precisam de um controle rigoroso do fluxo, são exemplos onde o workflow se faz necessário. Para entender melhor, abaixo estão dois exemplos mais detalhados.

Aplicação do workflow no atendimento

As pessoas acreditam que para um atendimento eficiente, é necessário ter uma equipe qualificada e engajada, mas obviamente, isso não é tudo!

O workflow é uma ferramenta utilizada para automatizar, acelerar, segmentar e controlar todas as atividades realizadas dentro do processo.

Sua aplicação no setor de atendimento é benéfica por diversos motivos, inclusive, para a segmentação de informação.

Segmentação da informação:

Quando você automatiza todo o processo, desde o agendamento (que pode ser feito online), até o controle das informações, ele se torna mais ágil e seguro.

Por mais que sua equipe trabalhe em potência máxima, ela provavelmente não produzirá o resultado que uma ferramenta produz.

Sem contar com o desgaste operacional que pode vir a comprometer a operação.

O ser humano, diferente da máquina, se cansa e sofre interferências externas e internas. Quanto maior a demanda mais lento será o processo, caso executado manualmente.

De acordo com os nossos dados, com a automatização, o nível de produtividade aumenta cerca de 90% e o índice de erros (como informações erradas, duplicadas ou esquecidas) cai em média 10%.

Ao utilizar o workflow para controlar o setor de atendimento tudo se torna extremamente mais simples, tanto para o administrador quanto para os demais colaboradores.

Automatizando os centros cirúrgicos

Quanto mais manual um processo for, mais suscetível a erros ele estará, e para enxergar esses erros, não é preciso muito esforço.

Uma simples análise no tempo de resposta que cada etapa gasta para ser passado adiante já será o suficiente para encontrar:

  • Erros de documentação;
  • Agendamentos errados;
  • Falhas da equipe ao definir prioridades na validação.

Estes são apenas alguns fatores que atrapalham todo o processo para aprovação de uma cirurgia.

Com o workflow automatizado, o repasse das informações é validado, e efetuado somente se elas estiverem completas. Desta forma o outro setor jamais será prejudicado até o fim do processo.

Organização, eficiência e agilidade são, com certeza, palavras que definem o sistema do workflow aplicado nos centros cirúrgicos.

Outro benefício de aplicar o workflow na gestão dos centros cirúrgicos, é a possibilidade de controlar todas as etapas do processo.

O gestor ou responsável pelo setor, consegue ver todas as ações que cada equipe desempenha, e em qual etapa está cada solicitação.

Assim fica mais fácil enxergar os ‘gargalos’ e aplicar mais rapidamente uma correção sem danificar o fim do processo.

Os ganhos também incluem:

  • Agilidade no processo;
  • Assertividade nas atividades;
  • Redução de gastos;
  • Diminuição de desperdícios de insumos;
  • Minoração da ociosidade do centro cirúrgico.

workflow

Conclusão

Como diz o ditado, “tempo é dinheiro”, e na área da saúde, eu acredito que essa inferência também tenha uma grande relação com a eficiência da instituição.

O workflow chega como solução para hospitais e clínicas que desejam melhorar todo o fluxo das atividades realizadas de forma automatizada e menos complicada para o profissional.

A solução traz resultados para instituições de qualquer porte, e as instituições de pequenos e médio porte vêem os resultados ainda mais rapidamente.

Uma ótima saída que também beneficia várias instituições é a adoção de ferramentas que já dispõem do workflow. Clique aqui para saber mais!

 

Gostou do nosso conteúdo ou ainda têm dúvidas sobre o workflow? Então clique no botão abaixo e entre em contato conosco.

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3 motivos para sua instituição operacionalizar a Gestão do Centro Cirúrgico

Realizar a operacionalização de um centro cirúrgico depende de vários fatores que são fundamentais para que tudo funcione com qualidade. Comecemos pela gestão para exemplificar melhor o assunto.

A gestão eficiente de resultado é extremamente necessária para gerir um hospital. O fato é que quanto mais especialidades a instituição abrange, maior será a complexidade para administrar e fazer com que todos os setores se comuniquem de forma indissociável.

operacionalização

Para que isso aconteça de forma quase que perfeita, é importante estar “a par” de todos os  processos, inclusive o atendimento, pois é por meio dele que é realizada a triagem dos pacientes.

Nessa fase é possível identificar qual o tipo de serviço o paciente precisa, sendo mais simples, como consultas e exames, ou mais complexos, como pequenas intervenções ou procedimentos cirúrgicos.

Em geral, conhecer todo do processo é muito importante. O fator de sucesso para que a gestão da instituição em totalidade seja realmente efetiva, é unir conhecimento e tecnologia. Para isso acontecer, basta operacionalizar todo o processo. 

Operacionalização dos setores em Hospitais

Você já parou para pensar que a gestão de qualidade está sempre aliada à utilização de ferramentas automatizadas?

A operacionalização, nada mais é que colocar em ação uma demanda utilizando recursos que facilitem esse processo.

Automatizar a gestão de setores é, permitir que todos os processos que envolvem o fluxo de atividades de cada setor do hospital, sejam realmente efetivos, ágeis e de qualidade. Utilizando ferramentas que permitam isso.

Como nós comentamos anteriormente, o setor de atendimento é a porta de entrada para que o paciente consiga utilizar os demais serviços da instituição. Por isso, faz se necessário operacionalizar o atendimento utilizando ferramentas tecnológicas que:

  • Realizem o agendamento Online;
  • Validem as Consultas;
  • Efetuem o pagamento de consultas ou exames de forma integrada ao agendamento (caso a consulta for particular);
  • E confirmem consultas de forma automática.

É necessário a utilização dessas soluções, nesse momento, onde se quer elevar o nível de gestão da instituição de saúde.

Outro setor que precisa da operacionalização na gestão é o centro cirúrgico, que atualmente passa por inúmeros problemas de gestão o resultando é um enorme rombo no faturamento.

Isso gera demora na aprovação da cirurgia, por parte tanto do hospital quanto das operadoras de saúde, além de constantes remarcações e ociosidade nas salas de cirurgias. O pior é que esses são apenas alguns dos problemas ocasionados pela falta de automatização.

Porque operacionalizar os centros cirúrgicos?

Como comentamos anteriormente centros cirúrgicos, em geral, sofrem de um problema de gestão incoerente que afeta todas as etapas do processo.

Isso não é balela, caso você tenha um centro cirúrgico na sua instituição de saúde e ainda sim, não acredite que esteja sendo afetado pelo uso de processos manuais no setor, vou te explicar, em 5 motivos, do que eu estou falando.

#1 Desorganização no fluxo de informações e solicitações

A maioria dos centros cirúrgicos depende muito de processos manuais. Isso quer dizer que, todo o processo é demorado e muito confuso.

Pense na seguinte situação: O médico agenda a cirurgia para o paciente, em seguida encaminha a solicitação e a documentação do paciente para a instituição. Depois, a solicitação é encaminhada para o setor de validação. No entanto, a pessoa responsável por arquivar os documentos, não prioriza corretamente a demanda desta forma a solicitação poderá correr alguns riscos.

Por se tratar de documentos impressos, eles podem serem extraviados por conta do arquivamento descuidado, e caso o responsável não seja muito sistemático no processo, eles poderiam até ser esquecidos. Além desses fatores, imagine o tempo que esse processo levará para ser concluído.

Outro fator que pode aumentar a demora logo na primeira fase é o envio da documentação incompleta.

Essas são algumas situações recorrentes que podem gerar mais complicações para o centro cirúrgico. Já no começo, podem aparecer enormes problemas atrapalham toda a cadeia processual  e o pior é que, várias instituições ainda insistem em realizar agendamentos através de papel e caneta.

Isso é muito ruim para o hospital, que demanda mais tempo e mais esforço para solucionar problemas de documentação perdida ou incompleta. Só depois que esse problema for solucionado a solicitação consegue seguir para a próxima etapa.

Lembrando que cada instituição tem um workflow diferente, podendo ser mais longo, por conta da burocracia ou mais curto graças às soluções que já existem no mercado e trazem mais velocidade.

#2 Demora na aprovação do agendamento

Há dois fatores que podem provocar a demora na aprovação da cirurgia solicitada pelo paciente.

O primeiro é o que citamos anteriormente.  fala sobre a desorganização do fluxo de atividades, provocada pela falta de um sistema automatizado que organiza, segmenta e distribui as informações completas de uma forma ágil e eficiente.

O outro fator é a demora na comunicação, validação e elegibilidade do plano de saúde caso o paciente seja conveniado.

Isso acontece por vários motivos! Um deles é a demora ao encaminhar a documentação do paciente com os dados do plano para um setor especializado, que valida cada um separadamente.

Esse mesmo setor provavelmente valida todas as outras solicitações da instituição. Como as solicitações cirúrgicas entram também na “fila de espera” do setor, elas acabam demorando sempre mais.

Sem contar que as operadoras de saúde, possuem um fluxo muito alto de autorizações, o que demanda ainda mais tempo.

Isso gera uma enorme ociosidade nas salas de cirurgias, que poderiam ser usadas nesse meio tempo.

#3 Desperdícios de materiais pré-operatórios

Outra causa de prejuízo em um centro cirúrgico, por falta da operacionalização, é o desperdício de insumos e OPMEs (matérias-prima utilizadas em uma intervenção médica). 

No caso dos insumos cirúrgicos, o desperdício e o descontrole é ainda maior. Atrasos, cancelamentos e remarcações provocam o descarte massivo desses materiais.

Uma vez que a cirurgia foi agendada, a sala foi preparada, mas, por algum motivo, houve um cancelamento não comunicado aos responsáveis pela preparação. Todo os materiais serão desperdiçados! A sala que poderia ter sido utilizada por outra pessoa ficará vazia.

No Brasil, seja pelo sistema privado ou pelo público de saúde, o desperdício de insumos é comprovadamente alto.

Os hospitais são sempre incentivados a consumir o máximo de insumos possíveis para fazer a conta crescer. Desta forma, poderão aplicar suas taxas sobre todo o consumo.

A falta de operacionalização neste setor faz com que, as operadoras de saúde sempre ajustem os preços. Isso afeta tanto o paciente quanto a instituição, por conta dos repasses.

São as operadoras de saúde que, no caso de pacientes conveniados, arcam com os gastos de materiais e insumos.

Já no caso dos OPMEs, o assunto é ainda mais delicado. Pense em um paciente que, por algum motivo, necessite de uma cirurgia para a aplicação de uma prótese.

Muitas vezes o pedido desses materiais são feitos com antecedência. O que implica em um armazenamento especial, para que ele esteja em perfeito estado no dia que for usado.

Se os trâmites para a autorização não forem realizados com o devido cuidado, essa cirurgia poderá demorar muito mais que o previsto, o que implica, dependendo do OPME, no desuso desta prótese de acordo com as regras da ANVISA.

Como solucionar esses e outros problemas?

A palavra é O.P.E.R.A.C.I.O.N.A.L.I.Z.A.Ç.Ã.O.

Aplicação na frase: Para solucionar os problemas, é melhor operacionalizar todo o processo de gestão de centros cirúrgicos, através de ferramentas automatizadas.

Todos esses problemas que citamos e outros, são causados pela gestão incoerente. Resultando em um processo cheio de falhas de comunicação.

operacionalização

 

Isso gera para a instituição, além de um processo errôneo, ociosidade no setor. Estes fatores resultam no não faturamento coerente com a expectativa da instituição, além da insatisfação do paciente.

Este último, muitas vezes espera meses para a aprovação do procedimento, ou sofre o atraso da cirurgia. Fator recorrente na maioria das instituições.

Conheça o CM Cirg

O CM Cirg é um sistema de agendamento e gestão para centros cirúrgicos que sofrem com a desorganização do fluxo de atividades.

Armazenado em nuvem, ele pode ser integrado ou não a um ERP. Ele controla todo o workflow, desde o pré-agendamento, passando pela aprovação do procedimento, até o manejamento da equipe que participará da cirurgia.

Quer saber mais sobre o CM Cirg? Clique aqui.

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