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Como reduzir em 80% os custos com agendamento de consultas

Uma oportunidade de redução de custos dentro de uma instituição de saúde é com o agendamento de consultas e/ou exames. Ao longo do texto você entenderá como isso acontece.

Ainda mais em tempos econômicos difíceis como o atual em que o Brasil está passando, a oportunidade de reduzir custos é sempre muito bem-vinda, não é mesmo?

Te falarei como isso acontece e, porque você deve buscar soluções como essa para se destacar no setor de saúde. Além de representar um diferencial competitivo frente a sua concorrência.

Antes de falarmos sobre a Central de Marcação Online, trarei uma breve explicação sobre como funciona o agendamento de um procedimento na maioria das instituições de saúde brasileiras.

Atual panorama de agendamento de consultas

O agendamento de uma consulta, geralmente é feito via call center, área essencial para qualquer instituição que presta atendimentos.

Nosso intuito é auxiliar o call center para que ele funcione de maneira mais eficiente e produtiva trazendo mais retorno financeiro e eficiência nos processos.

Além do grande investimento financeiro, outro problema é o congestionamento das linhas nos horários de pico. Grande parte dos pacientes não conseguem marcar seus procedimentos, e isso faz com que a instituição perca cada vez mais “clientes”.

Esse paciente que não conseguiu agendar seu procedimento acaba agendando com outra instituição e se gostar, fideliza.

Muitas instituições acreditam que a única solução para resolver esse problema é aumentando a quantidade de atendentes dentro do call center. Essa estratégia consegue resolver o problema a curto prazo, mas acaba gerando um custo que as instituições dificilmente conseguem manter.

Uma prática comum no mercado (apesar de inadequada) é a marcação via pré-agendamento, como veremos no tópico seguinte.

Pré-agendamento

Pré-agendamento nada mais é que o preenchimento de um formulário onde o paciente manisfesta interesse em agendar um horário. 

Não consideramos o pré-agendamento viável, por dois motivos:

  • O paciente acaba desistindo de usá-lo quando descobre que alguém ainda terá que entrar em contato com ele para só então confirmar o agendamento;
  • É necessário que a instituição mantenha um bom número de atendentes para responder e confirmar o agendamento.

Ou seja, pré-agendamento não é agendamento online, essas ferramentas são completamente diferentes.

Com o pré-agendamento o volume de marcações acaba sendo muito baixo pelos motivos supracitados.

Uma dúvida muito frequente entre os nossos clientes, era se a quantidade de agendamento de consultas e exames aumentaria com se fosse realizado online.

A resposta para essa pergunta é SIM!

No agendamento online, assim que o paciente for marcar a consulta, ele saberá se existem horários disponíveis e se seu procedimento está confirmado.

Agendamento de consultas online

O agendamento de consultas online é um passo necessário para as instituições que desejam:

  • Propiciar um novo canal de agendamento de consultas e exames;
  • Aumentar a rapidez e satisfação da marcação;
  • Reduzir os custos com agendamento de consultas.

A redução de custos citada no título acontece por não haver mais a necessidade de alguém operar o sistema já que ele é 100% automatizado.

A Central de Marcação Online funciona 24 horas, dia 7 dias por semana e o paciente pode marcar sua consulta independente do horário comercial.

Para que você possa calcular o quanto você gasta por procedimento no seu call center, desenvolvemos uma calculadora. Basta preencher algumas informações e ela dirá o quanto em média você tem gasto com a equipe.

Acesse a nossa calculadora e descubra quanto você gasta em call center.

Como reduzir em até 80% os custos com agendamento de consultasUma estratégia que gera resultado, é combinar o agendamento online com a confirmação automática de consultas e exames.

Combinando o agendamento de consultas online e confirmação automática

O agendamento online tem trazido grandes resultados para os clientes que utilizam a nossa Central de Marcação Online(CMO). Entretanto, o desenvolvimento de um produto capaz de fazer a confirmação automática dos procedimentos ajudaria ainda mais a área do atendimento.

Então a CM decidiu dar mais esse passo e inovou outra vez criando o CM Confirma e atualmente já temos relatos de clientes que reduziram 34% do no show.

O grande diferencial da confirmação automática é que você não precisará de mais atendentes para realizar essa tarefa.

Todo call center apresenta problemas como:

Com a confirmação automática será possível agregar valor e evitar que o paciente falte aos procedimentos agendadosO mais interessante é que a plataforma é extremamente intuitiva com um layout amigável para gestores e pacientes.

Durante, e depois, da integração o sistema continua operando normalmente. Não sendo necessário que a equipe pare de trabalhar para que o sistema seja implantado.

Conclusão

O agendamento de consultas online é uma solução para as instituições que desejam ter ganho operacional e reduzir seus custos. Isso sem contar com o grande diferencial competitivo que o agendamento de consultas online proporciona já grande parte da concorrência pensa apenas em melhoras pontuais.

Combinando o agendamento online com a confirmação automática de procedimentos, o ganho para a instituição cresce de maneira catastrófica.

Ficou interessado em nossas soluções ou quer saber mais sobre a CM Tecnologia? Fale conosco, teremos o maior prazer em conversar com você.

Comparativo entre o agendamento online e o agendamento por call center

2 Comentário
  • Tarcísio Costa
    20 de junho de 2017 em 08:12

    Bom dia

    Concordo que o agendamento on line é sim uma ferramenta importante porém não vai ocupar o espaço do call center pelo motivos a seguir:
    1- 60% das chamadas para o call center não são para agendamento de consulta.
    2- Muitas pessoas não possuem acesso irrestrito a internet a qualquer hora do dia , a maioria está limitada a plano de dados ainda.
    3- Aqueles que possuem acesso irrestrito boa parte deles gostam de uma interação humana , alguém do outro lado para passar segurança e credibilidade.
    4 – O custo de telefonia com call center receptivo é irrisório tendo em vista que não há a obrigatoriedade de disponibilizar um atendimento 0800 ou outro semelhante.
    5- Tendo uma equipe especializada em call center o dimensionamento com pessoas é extremamente enxuto , aplicando horários de escalas de acordo com o nível de serviço pretendido pela clínica.

    O agendamento on line será uma ferramenta a mais para captação de clientes , proporcionando a pessoas de um determinado perfil o conforto deste serviço.

    Tarcísio Costa.

    • Nagila Gonçalves
      22 de junho de 2017 em 11:25

      Tarcísio,

      Nosso intuíto é mostrar, que uma boa ferramenta de agendamento unida a uma boa equipe pode trazer benefícios incomensuráveis. Quanto as outras informações questionadas, procuramos sempre nos ater a dados reais quanto ao posicionamento do mercado e dos consumidores, que cada vez mais vêm mudando a forma de consumir. De forma alguma afirmamos que o atendimento humanização irá substituir a automatização do atendimento, porém ele está sendo cada vez mais requisitado.
      Ficamos felizes com a interação dos leitores, e caso tenha outras sugestões estamos à disposição.
      Vo deixar um texto sobre humanização hospitalar, que pode agregar ainda mais o assunto: https://www.cmtecnologia.com.br/gestao/humanizacao-hospitalar/

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